AGNUS DEI - Estatuto do EJC (Modelo)

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ESTATUTO DO E.J.C.
Manual de Trabalho
Autoria: Paróquia São Francisco de Assis (Suzano-SP)
Transmissão: Cléria e Ivan Queiroz

MANUAL DE TRABALHO
Equipe de Externa

Casal Coordenador

São atribuições do Casal coordenador da Equipe de Externa:

Convidar seus auxiliares, de acordo com a relação recebida do Casal Coordenador Geral.
Na primeira reunião pedir as pessoas convidadas que se apresentem dizendo: Nome e comunidade que pertencem.Em seguida distribuir as pastas de fichas e orienta-los de todo o trabalho de visitação e transporte que farão.
Fazer mensagens para os (as) jovens participantes.
Orientar sua equipe para que sejam cordiais com os jovens e seus familiares quando da visitação e transporte, pois são os representantes primeiros do EJC para aquela casa.
Orientar sua equipe para que participem da Missa de Entrega, Missa de Encerramento e a Missa de Depoimentos e Integração.
Logo após a chegada dos jovens, reunir toda a equipe para fazer oração inicial e a 1ª reflexão.
Fazer escala de plantão da sua equipe.
Cuidar para que toda sua equipe retorne ao local do encontro com antecedência necessária para fazer a 2ª reflexão e visita ao Santíssimo (Vigília).
Cuidar do cumprimento da escala de vigília.
Coordenar as reflexões da sua equipe, durante as reuniões preparatórias e durante o encontro.
Fornecer para a secretaria, através do Casal Coordenador Geral no dia da Missa de Entrega, a relação de sua equipe de trabalho, com respectivo endereço, para a confecção do quadrante (confirmá-la no dia do encontro).
Fazer o relatório de seu trabalho, preenchendo também a parte referente a seus auxiliares.
Qualquer crítica ao encontro, constar em seu relatório ou fazê-la na reunião de avaliação.
Participar da reunião de avaliação do encontro (em local e data a ser definido pela Equipe de Dirigentes e Casal Coordenador Geral).
Manter o respeito, sem contudo, impor-se como CHEFE. É muito importante o relacionamento entre o coordenador e toda sua equipe de trabalho.
Na véspera do encontro, estar presente no local determinado, com parte da equipe, para arrumação e limpeza de sua área de trabalho.
Ao término do encontro, deixar seu local de trabalho limpo e arrumado e devolver ao Casal Coordenador Geral todo o material usado por sua equipe.
Orientar sua equipe para que se for imprescindível levar para o local do encontro, aparelhos de telefone celular ou BIP, mantê-los desligados ou no modo “silencioso”.
Orientar os casais que, de posse das fichas de inscrição devidamente assinadas pelo Diretor Espiritual, farão o primeiro contato com os pais dos jovens informando-lhes o que é o EJC, seus objetivos, que é um encontro de um dia onde seus filhos ouvirão palestras e que estarão entre amigos. O casal visitador deverá deixar com os pais dos jovens nessa oportunidade, um lembrete em forma de convite sobre o horário da reunião e da missa. Mostrar a eles que sua presença é muito importante e que lá saberão como foi o dia de seus filhos, o que foi dito e como deverão agir dali por diante.Orientá-los ainda sobre as mensagens para os seus filhos que posteriormente o casal voltará para apanhá-las.
Lembrar aos casais que quando for falar com os pais; essa conversa deverá ser em particular, oportunidade em que o jovem não esteja presente.Deverão orientar os pais para não comentar com seus filhos sobre as mensagens e reunião dos pais.
Após o contato com os pais, proceder ao convite direto ao jovem.Nessa oportunidade deverá checar todas as informações contidas na ficha de inscrição, verificando se o jovem tem problemas familiares, se usa medicamento, se faz regime alimentar e outros dados que julgar importantes.
O horário de chegada dos jovens que farão o encontro, não poderá ser antes das 07:00 horas, a fim de evitar que eles possam ver e reconhecer pessoas que eventualmente poderão estar chegando atrasadas e porque a equipe responsável pela recepção ainda está na abertura vigília.
Orientar sua equipe de que a entrada dos jovens que farão o encontro será pelo portão principal e a recepção será no pátio ali existente.
Fornecer para a secretaria, através do Casal Coordenador Geral no dia da Missa de Entrega, a relação dos jovens confirmados, com respectivo endereço, para a confecção dos crachás de peito.
Após a visitação e confirmação dos jovens que farão o encontro, iniciar a arrecadação de mensagens dos familiares e amigos para colocar nos envelopes no Domingo.
No dia encontro, providenciar através do Casal Coordenador Geral os envelopes dos jovens devidamente identificados pela Equipe de Secretaria.
No dia do encontro, encerrar a coleta de mensagem as 16:00 horas, e se caso algum envelope não possuir mensagem, providenciar junto com as pessoas que estão trabalhando.
Às 18:05 horas, ao término da apresentação, de posse dos envelopes aguardar os jovens na Sala de Palestra para entrega dos mesmos.
Caso haja necessidade, designar casais da sua equipe para revezarem na fiscalização do estacionamento dos carros daqueles que estão trabalhando.
Ajudar a Equipe de Ordem no trabalho de colocação de tapumes para isolamento do estacionamento de carros dos que estão trabalhando; quando este for no local do encontro.

Auxiliares

São atribuições dos auxiliares da Equipe de Externa:

Zelar pela cordialidade com os jovens e seus familiares quando da visitação e transporte, pois serão os representantes primeiros do EJC para aquela casa.
De posse das fichas, fazer o primeiro contato com os pais dos jovens, informando aos mesmos o que é o EJC, seus objetivos, que é um encontro de um dia onde seus filhos ouvirão palestras e que estarão entre amigos.
Quando for falar com os pais, cuidar para que essa conversa seja em particular, oportunidade em que o jovem não poderá estar presente.
O casal visitador deverá deixar com os pais dos jovens nessa oportunidade, um lembrete em forma de convite sobre o horário da reunião e da missa. Mostrar a eles que sua presença é muito importante e que lá saberão como foi o dia de seus filhos, o que foi dito e como deverão agir dali por diante.
Orientá-los ainda sobre as mensagens para os seus filhos que posteriormente o casal voltará para apanha-las.
Orientar os pais para não comentar com seu filho, sobre as mensagens e reunião do dia do encontro.
Após o contato com os pais, proceder ao convite direto ao jovem.Nessa oportunidade deverá checar todas as informações contidas na ficha de inscrição, verificando se o jovem tem problemas familiares, se usa medicamento, se faz regime alimentar e outros dados que julgar importantes.
O horário de chegada dos jovens não poderá ser antes das 07:00 horas, a fim de evitar que eles possam ver e reconhecer pessoas que eventualmente poderão estar chegando atrasadas e porque a equipe que responsável pela recepção ainda está na abertura da vigília.
Pedir aos jovens que não levem para o encontro aparelhos de telefone celular ou BIP, pois ficarão em retiro e que se eventualmente houver a necessidade de contato com a família, sempre terá alguém para fazê-lo.