MANUAL DE TRABALHO
Equipe de Secretaria

São atribuições do Casal Coordenador de Secretaria:

1. Convidar seus auxiliares, de acordo com a relação recebida do Casal Coordenador Geral.

2. Na primeira reunião pedir as pessoas convidadas que se apresentem dizendo: Nome e comunidade que pertencem.

3. Fazer mensagens para os (as) jovens participantes.

4. Orientar sua equipe para que esteja no local no dia do encontro às 06:30 horas, para a oração inicial e abertura da vigília.

5. Orientar sua equipe para que participem da Missa de Entrega, Missa de Encerramento e a Missa de Depoimentos e Integração.

6. Caso alguém de sua equipe não tenha condução para comparecer as reuniões, combinar uma maneira de transporte solidário.

7. Levar em conta que em sua equipe também trabalham jovens, e por serem estudantes, nem sempre poderão comparecer às reuniões se essas forem marcadas no meio da semana.

8. Cuidar do cumprimento da escala de vigília.

9. Coordenar as reflexões da sua equipe, durante as reuniões preparatórias e durante o encontro.

10. Fazer o relatório de seu trabalho, preenchendo também a parte referente a seus auxiliares.

11. Qualquer crítica ao encontro, constar em seu relatório ou fazê-la na reunião de avaliação.

12. Participar da reunião de avaliação do encontro (em local e data a ser definido pela Equipe de Dirigentes e Casal Coordenador Geral).

13. Manter o respeito, sem contudo, impor-se como CHEFE. É muito importante o relacionamento entre o coordenador e toda sua equipe de trabalho.

14. Na véspera do encontro, estar presente no local determinado, com parte da equipe, para arrumação e limpeza de sua área de trabalho.

15. Ao término do encontro, deixar seu local de trabalho limpo e arrumado.

16. Orientar sua equipe para que se for imprescindível levar para o local do encontro, aparelhos de telefone celular ou BIP, mantê-los desligados ou no modo “silencioso”.

17. Confeccionar cartazes e placas para identificação das salas e outros ambientes, e ainda com os dizeres "Silêncio", “Estamos em Oração”, etc.

18. Confeccionar o convite para a reunião e missa no dia do encontro, que será entregue pela Equipe de Externa aos pais dos jovens participantes.

19. Preencher com os nomes dos jovens participantes, com letra grande e legível os envelopes.

20. Confeccionar livreto de cantos em quantidade suficiente para os (as) jovens e equipe de sala, conforme relação fornecida pela Equipe de Dirigentes através do Casal Coordenador Geral.

21. Confeccionar o quadrante do encontro, observando rigorosamente as instruções de seu conteúdo e que serão assim distribuídos:
    
    • Jovens participantes
      
    • Dirigente Espiritual
      
    • Equipe de Sala
      
    • Coordenador Geral
      
    • Componentes da Equipe de Dirigentes

22. Confeccionar os crachás de peito para os (as) jovens participantes e membros das equipes de trabalho; (conter nº - EJC - Símbolo da Paróquia - Cor)

23. Confeccionar os crachás de mesa para os (as) jovens participantes, equipe de sala, Diretor Espiritual e Casal Coordenador Geral.

24. Os crachás para os jovens participantes e coordenadores de cantinhos terão as seguintes cores:
    
    • Vermelho
      
    • Amarelo
      
    • Azul
      
    • Verde
      
    • Laranja

25. Elaborar em 04 vias, uma lista dos (as) participantes com nome completo e de crachá para ficar a disposição das equipes de recepção, cozinha, cantinho da amizade e Casal Coordenador Geral.
    
26. Confeccionar os cartazes com os nomes das palestras e entregá-los à Equipe de Ordem para que sejam expostos em local previamente determinado.

27. Verificar com sua equipe a possibilidade de doação de parte do material necessário para os trabalhos. O que faltar, fazer relação e entregá-la ao Casal Coordenador Geral para aquisição ou doação por outras equipes.

28. Na Missa de Entrega, entregar ao Casal Coordenador Geral os crachás das equipes de trabalho e dos jovens participantes.

29. Definir junto à equipe a realização dos trabalhos sempre no mesmo local, onde todos possam estar presentes, evitando grandes deslocamentos.

30. Tão logo tenha recebido esta pasta e montado sua equipe, iniciar o trabalho de Secretaria. Para tanto, pegar o material necessário com o Casal Coordenador Geral.

31. Não permitir que pessoas estranhas entrem no local onde está sendo realizado o trabalho de secretaria e lá permaneçam.

32. Observar que as pessoas convidadas para a vigília voluntária não constarão do quadrante.

33. Após o término de suas atividades de Secretaria, entregar todo o material utilizado (no Domingo) e a sobra de material, entregar na reunião de avaliação geral ao Casal Coordenador Geral.

34. Composição do Quadrante:
    
    1. Capa do Quadrante (Com dizeres: Nº - EJC - ENCONTRO DE JOVENS COM CRISTO-NOME E SÍMBOLO DA PARÓQUIA-DATA).
       
    2. Mensagem (Anexo 8).
       
    3. Relação dos jovens participantes com endereço, divididos por cantinho.
       
    4. Relação de Diretor Espiritual e Equipe de Dirigentes.

    5. Relação das equipes de trabalho com nome e endereço na seguinte ordem: (Coord. Geral/Compras/Apresentador/Sineteiro/Recepção e Mini-mercado/Animação/Cantinhos/Liturgia e Vigília/Secretaria/Cozinha e Café/Ordem/ Externa).
       
    6. Contra-capa.

35. Para realizar seu trabalho, a secretaria deverá retirar com o Casal Coordenador Geral os seguintes materiais:

    Papel sulfite (A4 210 x 297mm)	Papel Contact	Cartolina
    Fita Crepe	Lápis de Cor	Lápis preto
    Apontador	Borracha	Alfinetes p/ crachás
    Porta Crachás	Guilhotina	Grampeador
    Álcool p/ limpeza	Grampos	Canetas
    Microcomputador / outro equipamento	Giz	Pincel atômico
    .	Tesoura	.

36. Modelos Anexos.