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ESTATUTO DO E.J.C.
Manual de Trabalho
Autoria: Paróquia São Francisco de Assis (Suzano-SP)
Transmissão: Cléria e Ivan Queiroz
MANUAL DE TRABALHO
Casal Coordenador Geral
São Atribuições do Casal Coordenador Geral:
- Zelar pela espiritualidade de todo o encontro.
- Convidar os coordenadores de equipes indicados na montagem do encontro, informando-lhes o dia e o local da reunião onde receberão as pastas contendo todas as instruções sobre o trabalho que desempenharão.
- Na reunião de entrega de pastas, iniciar com a Oração do Espírito Santo e fazer a 1ª reflexão do Anexo 4 .Pedir às pessoas que se apresentem dizendo: Nome, e a equipe que está coordenando.Em seguida fazer as suas considerações pessoais destacando a importância da participação de todos e proceder a entrega das pastas ficando a seguir à disposição para esclarecimento de dúvidas.
- Durante as reuniões das equipes, alertar a todos quanto a importância das doações, que deverão ser feitas de acordo com as possibilidades de cada um, caso não tenha condições de doar, não se acanhar em falar.
- Orientar todos os coordenadores para que estejam com parte da sua equipe, na véspera do encontro e no local determinado às 17:00h, para arrumação do local de trabalho.
- Na véspera do encontro, deverá estar presente no local, para orientar a arrumação.
- Orientar os coordenadores de equipes, para que estejam no local e dia do encontro, juntamente com sua equipe, às 06:30 horas, para início dos trabalhos.
- Durante o encontro, estar atento e sempre em contato com todas as equipes, a fim de verificar o andamento dos trabalhos e ajudar na resolução dos problemas que eventualmente possa ocorrer.
- Ler com atenção as atividades de cada equipe, para que possa coordenar com conhecimento todo o desenrolar do encontro e possa orientar e dar as explicações adequadas.
- Manter o respeito, sem contudo, impor-se como CHEFE. É muito importante o bom relacionamento entre os coordenadores de equipes e o Casal Coordenador Geral.
- Orientar os casais e jovens para não levarem para o ambiente do encontro objetos e aparelhos alheios às atividades ali realizadas, tais como: bips, telefones celulares, máquinas fotográficas, filmadoras, aparelhos de som, mini-games, etc.
- Orientar para não levar também para o local do encontro: Crianças e pessoas que não estejam trabalhando ou participando da vigília voluntária.
- Fornecer ao Casal Coordenador de Cozinha e Café, a relação dos jovens que estão fazendo o encontro e das equipes que farão a refeição com eles, para arrumação da mesa, bem como relação de aniversariantes.
- Fazer escala das equipes de trabalho para a Vigília ao Santíssimo e cobrar o cumprimento da mesma.
- Mostrar aos coordenadores de equipes a verdadeira importância do EJC, alertando-os de que não será um dia de recreação, e sim, um dia de reflexão e de conversão.
- Fazer constar no calendário pelo menos duas reuniões com os coordenadores das equipes antes do encontro, com a finalidade de esclarecer dúvidas existentes. Dessas reuniões deverá participar também a Equipe de Dirigentes.
- Após o encerramento do encontro, percorrer todas as dependências utilizadas, a fim de verificar se estão limpas e no estado encontrado no dia anterior.
- Organizar as equipes para a apresentação coletiva de modo que às 17:35 horas todas já estejam preparadas para adentrarem no salão.
- Juntamente com a Equipe de Dirigentes, definir data, hora e local para a reunião de avaliação do EJC, bem como informar a todos os coordenadores de equipe.
- Após o encerramento do encontro, preencher o seu relatório de trabalho.
- Para melhor desempenhar seu papel, orientar-se pelo roteiro que segue.
Roteiro Completo para o Casal Coordenador Geral
- Uma semana antes do encontro
- Visitar com a Equipe de Dirigentes e os coordenadores de equipes de trabalho, as instalações onde será realizado o encontro a fim de definir onde funcionará sala de palestra, cantinhos, capela, cozinha, recepção, vias de trânsito e acesso para apresentação, sala para reunião com os pais (essa sala deverá ter acesso direto aos banheiros) e demais salas onde trabalharão as equipes.
- Na véspera do encontro
| 17:00h |
Chegar no local do encontro juntamente com a Equipe de Dirigentes e os coordenadores com parte de suas equipes para:
- Providenciar as chaves das dependências a serem usadas.
- Verificar e anotar com os coordenadores, em companhia da pessoa responsável pelo local, as condições de organização e limpeza de cada ambiente a ser usado.
- Anotar e mapear o posicionamento dos móveis dos ambientes para no final deixá-los na mesma posição.
- Arrumar as salas conforme as necessidades das equipes.
- Isolar a área dos jovens participantes da área das pessoas que vão trabalhar.
- Checar as tensões elétricas e iluminação das salas.
- Checar estoque de gás de cozinha e nível das caixas d’água.
- Acompanhar a entrega de todo o material para as equipes de trabalho.
- Verificar se ainda falta comprar alguma coisa.
- Checar com os Dirigentes de Palestra a confirmação dos palestrantes.
- Após a saída de todas as equipes, checar se todas as portas estão fechadas, as luzes apagadas e devolver as chaves ao responsável pelo local combinando o horário que tornará para apanhá-las na manhã seguinte.
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- No dia do encontro
| 06:00h |
- Chegar para abertura do local do encontro juntamente com a Equipe da Cozinha e Café.
- Fazer oração inicial (Oração do Espírito Santo) com a Equipe de Cozinha e Café.
- Abrir todas as salas e verificar, iluminação, gás de cozinha e caixas d’água, etc.
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| 06:30h |
- Acompanhar a chegada das equipes de trabalho, orientando seus coordenadores para que façam em suas salas a oração inicial (Oração do Espírito Santo) e em seguida dirija-se em silêncio com sua equipe ao pátio para o translado do Santíssimo até a capela onde se dará a abertura da vigília.
- Verificar com a Equipe de Recepção se está com os crachás e relação dos jovens participantes, sacolas para recolher os pertences dos jovens e, com a Equipe de Animação se está tudo OK com a sonorização.
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| 07:00h | - Participar da Abertura da vigília.
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| 07:30h | - Verificar se todos os jovens que farão o encontro já chegaram e checar se está tudo pronto para o café das 07:55 horas.
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| 07:50h | - Verificar se o palestrante “AMIZADE E FAMÍLIA” já se encontra em vigília no local do encontro.
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| 08:00h | - Percorrer as equipes de trabalho para verificar se está tudo bem.
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| 08:40h | - Palestra AMIZADE E FAMÍLIA.
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| 08:45h | - Verificar com o Casal Apresentador se há entre os jovens participantes, alguém com regime alimentar, informar à cozinha, verificando como está o preparo do café para a reunião do cantinho das 09:25 horas.
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| 09:00h | - Integrar-se a uma equipe para fazer juntos a 1ª reflexão..
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| 09:15h | - Verificar se está tudo OK para o café que será servido no cantinho das 09:25 horas.
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| 09:25h | - Quando os jovens entrarem para o cantinho da amizade, procurar o Casal Apresentador e se informar como foi o comportamento dos jovens perante a palestra e oferecer ajuda em caso de dificuldades da equipe de sala.
- Orientar a equipe de sala para que façam a sua reflexão enquanto os jovens estão no 1º cantinho e para que se preparem para fazer a vigília no horário das 11:20 até 12:20 durante o 2º cantinho.
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| 09:30h | - Verificar se o palestrante “NOSSA SENHORA” já se encontra em vigília no local do encontro.
- Um dos membros do Casal Coordenador Geral deverá ir para a capela para fazer a vigília enquanto o outro continua suas atividades.
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| 10:00h | - Checar com o Casal Coordenador da Cozinha e Café se está tudo correndo bem para que o almoço possa ser servido no horário previsto.
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| 10:30h | - Assumir as funções da equipe de sala enquanto a equipe está na vigília e os jovens no 2º cantinho.
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| 11:00h | - Percorrer as equipes de trabalho para verificar se está tudo bem.
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| 11:30h | - Verificar se todas as equipes já fizeram a 1ª reflexão e se estão cumprindo a escala da Vigília ao Santíssimo.
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| 12:00h | - Acompanhar a Equipe da Ordem na arrumação da mesa do almoço e avisar a Equipe da Cozinha e Café para se preparar para servir às 12:20h.
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| 12:20h | |
| 12:30h | - Verificar se o palestrante “PROBLEMAS ATUAIS DA JUVENTUDE” já se encontra em vigília no local do encontro.
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| 13:30h | - Integrar-se a uma equipe para a 2ª reflexão.
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| 14:30h | - Orientar a equipe de sala para que faça a 2º reflexão durante o 3º cantinho; e combinar com o Casal Apresentador, a ordem de apresentação das equipes de trabalho.
- Verificar se o sacerdote que irá proferir a palestra “IGREJA E SACRAMENTO” já se encontra no local do encontro e convida-lo para visitar a vigília.
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| 14:45h | - Percorrer as equipes de trabalho para verificar se está tudo bem.Atenção especial na secretaria quanto à montagem do quadrante (orientar o casal coordenador para não colocar no quadrante nada além do que está previsto).
- O segundo membro do Casal Coordenador Geral deverá ir para a capela para fazer a vigília enquanto o outro continua suas atividades.
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| 15:00h | - Verificar se todas as equipes já fizeram a 2ª reflexão e se cumpriram a escala da Vigília ao Santíssimo.
- Verificar com o Casal Coordenador de Externa como anda o trabalho de coleta das mensagens e orienta-lo para pegar também as mensagens com as equipes de trabalho.
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| 15:30h | - Verificar com o Casal Coordenador de Liturgia e Vigília como anda os preparativos para a entrada dos jovens na vigília ás 16:15h: (a explanação sobre o Santíssimo e vigília, a mensagem, o fundo musical).
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| 15:45h | - Verificar junto com o Casal Coordenador de Cantinhos as condições da sala e banheiros onde os pais serão recebidos para reunião.
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| 16:00h | - Checar se o quadrante está montado e orientar o casal coordenador da Equipe de Secretaria para entregar os exemplares dos jovens participantes ao casal coordenador da Equipe de Externa para que possam ser colocados nos envelopes.
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| 16:30h | - Percorrer as equipes de trabalho para verificar se está tudo bem. Verificar reorganização das salas das equipes de secretaria e cozinha para devolve-las nas condições encontradas.
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| 17:00h | - Alertar aos coordenadores para preparar as equipes para o encerramento da Vigília ao Santíssimo às 17:15h, após a saída dos jovens participantes.
- Checar como andam os preparos para o lanche dos jovens e o preparo dos envelopes que serão entregues aos jovens (estes deverão conter além das mensagens dos familiares e equipes de trabalho, um exemplar do quadrante e os pertences dos jovens que foram recolhidos pela equipe de recepção).
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| 17:15h | - Encerramento da Vigília ao Santíssimo.
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| 17:30h | - Organizar a fila de apresentação conforme seqüência combinada com o Casal Apresentador, orientado a todos a forma de apresentação (por equipe e sem dizer o nome pessoal).
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| 18:05h | - Mobilizar as equipes para se ajudarem mutuamente na remoção dos tapumes, limpeza e organização dos ambientes da mesma forma como encontrados no dia anterior.
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| 18:20h | - Pegar velas com o Casal Compras e organizar “corredor de velas”.
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| 19:00h | - Certificar-se de que todos estejam participando da Missa de Encerramento.
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- Após a Missa
- Reforçar o aviso a todos os coordenadores de equipe, do local e data da reunião de avaliação, onde todos deverão participar levando seu relatório.
- Percorrer todas as instalações em companhia dos coordenadores, Equipe de Dirigentes e a pessoa responsável pelo local, a fim de checar se as condições de limpeza e organização conferem com o encontrado no dia anterior. Em caso de danos às instalações, a Equipe de Dirigentes se responsabilizará pelo conserto ou reposição.
- Devolver as chaves à pessoa responsável pelo local.
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